Privacyverklaring - TenderNext

Privacyverklaring Tendernext

Tendernext, gevestigd aan de Ariane 40, 3824 MB Amersfoort, met KvK-nummer 95174486, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Tendernext (“Tendernext”, “wij”, “ons” of “onze”) respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring legt daarom uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beveiligen, en welke rechten u hebt met betrekking tot deze gegevens. Onze verwerking van persoonsgegevens voldoet aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze verklaring is uitsluitend van toepassing op onze diensten. Wees u er daarom van bewust dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het privacy- en/of cookiebeleid van eventuele genoemde andere organisaties en bedrijven op ons platform, (hierna: het platform) of diensten van derden waar wij gebruik van maken of naartoe linken.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de nationale toezichthouder ter bescherming van uw persoonsgegevens. Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar het platform van de AP www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?

Onder “persoonsgegevens” verstaan wij alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van gegevens zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens, online identificatoren (zoals IP-adressen), of specifieke kenmerken die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit. Voorbeelden van persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken via ons platform zijn:

Naam, functie en contactgegevens
Bedrijfsinformatie zoals bedrijfsnaam en adres en KvK-nummer
Technische gegevens zoals IP-adressen en gebruikersstatistieken
Inloggegevens platform

Doeleinden van de verwerking en rechtsgrond

Persoonsgegevens verwerken is niet zomaar toegestaan. Hiervoor moeten wij doelen hebben bepaald. Wij kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens verwerken omdat deze persoonsgegevens zelf aan ons zijn verstrekt. Die doelen moeten vervolgens gerechtvaardigd zijn. In de AVG staan zes grondslagen om te bepalen of de doelen gerechtvaardigd zijn:

het algemeen belang
het gerechtvaardigd belang;
vitale belangen;
op basis van een overeenkomst;
op basis van een wettelijke plicht;
op basis van toestemming.

Doel	Toelichting	Rechtsgrond
Beheer van gebruikersaccounts	Het aanmaken, beheren en ondersteunen van accounts voor overheden en bedrijven die ons platform gebruiken.	Uitvoering van een overeenkomst
Publicatie en beheer van tenders	Overheidsinstanties kunnen tenders publiceren, en bedrijven kunnen hierop inschrijven.	Uitvoering van een overeenkomst
Communicatie en ondersteuning	Voor het verstrekken van informatie, het beantwoorden van vragen, en het oplossen van problemen met betrekking tot het gebruik van het platform.	Gerechtvaardigd belang / Uitvoering van een overeenkomst
Uitvoering van overeenkomsten	Om inschrijvingen en biedingen te beheren en te faciliteren.	Uitvoering van een overeenkomst
Naleving van wet- en regelgeving	Verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals aanbestedingswetgeving of financiële administratie.	Wettelijke verplichting
Marketing en nieuwsbrieven	Het versturen van nieuwsbrieven en marketinginformatie, indien u hiervoor toestemming heeft gegeven.	Toestemming
Beveiliging en fraudepreventie	Het beschermen van ons platform tegen ongeautoriseerde toegang, misbruik en andere bedreigingen voor de veiligheid van persoonsgegevens.	Gerechtvaardigd belang
Analyse en verbetering van diensten	Het verzamelen van gegevens om ons platform en onze dienstverlening te verbeteren op basis van gebruikspatronen en feedback van gebruikers.	Gerechtvaardigd belang

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Wij verwerken geen gevoelige persoonsgegevens van klanten, betrokkenen of bezoekers anders dan aangegeven in deze verklaring. Wij hebben ook niet de intentie gegevens te verzamelen over bezoekers die jonger zijn dan 18 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Maar, wij kunnen helaas niet altijd controleren of een bezoeker ouder dan 18 is.

Hoelang gegevens bewaard worden

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om de gegevens langer te bewaren. Onze bewaartermijnen zijn afhankelijk van de aard van de gegevens en de wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn.

Type gegevens	Bewaartermijn	Reden voor bewaring
Gebruikersaccountgegevens (naam, e-mailadres, enz.)	Zolang het account actief is en maximaal 1 jaar na de beëindiging van het account.	Om gebruikers te kunnen ondersteunen en voor het bewaren van administratieve gegevens na de beëindiging van het account.
Tenderinformatie	Bewaard voor de duur van de tender en 7 jaar na afsluiting van de aanbesteding.	Voor naleving van wettelijke verplichtingen, waaronder de Archiefwet, en juridische of contractuele nasleep.
Inschrijvingsdocumenten	7 jaar na afsluiting van de aanbesteding of langer indien wettelijk vereist.	Voor bewijs in geval van juridische geschillen en om te voldoen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
Communicatiegegevens (e-mails, chats)	5 jaar na de laatste communicatie.	Voor het verstrekken van klantenondersteuning en in geval van geschillen over de dienstverlening.
Marketinggegevens (nieuwsbriefinschrijvingen)	Zolang toestemming is verleend voor marketingcommunicatie, en maximaal 2 jaar na het intrekken van de toestemming.	Voor marketingdoeleinden, zolang u daarvoor toestemming heeft gegeven.
Log- en technische gegevens (IP-adres, gebruiksdata)	6 maanden na verzameling.	Voor beveiligings- en analysedoeleinden, zoals het verbeteren van de gebruikerservaring en het waarborgen van veiligheid.

Met wie delen wij gegevens?

Ontvangers van gegevens	Reden voor delen van gegevens
Andere gebruikers (overheidsinstanties en bedrijven)	Tenderinformatie en bedrijfsgegevens worden gedeeld met andere geregistreerde gebruikers van het platform voor tenderprocessen.
Dienstverleners (IT-hosting, technische ondersteuning)	Externe dienstverleners ondersteunen de technische werking van ons platform en de beveiliging van gegevens. Zij verwerken persoonsgegevens in onze opdracht.
Overheidsinstanties en toezichthouders	Wanneer dit wettelijk verplicht is, kunnen wij gegevens delen met toezichthouders, belastingautoriteiten of andere overheidsinstanties.
Bij fusies of overnames	In het geval van fusies of overnames kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met betrokken partijen, zoals de kopende partij of fusiepartners.

Doorgifte derde landen

Wij proberen persoonsgegevens zo veel mogelijk binnen de EER te verwerken, maar soms ontkomen ook wij er niet aan diensten van buiten de EER in te zetten. Deze bedrijven zijn gevestigd in een door de Europese Commissie aangewezen adequaat land. Met alle verwerkers, binnen en buiten de EER, is een verwerkersovereenkomst gesloten. De Partijen zijn aangesloten bij het EU-US Dataprivacy framework van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit betekent dat sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Uw recht tot het inzien, aanpassen of verwijderen van gegevens

U heeft het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dergelijke verzoeken kunt naar ons mailen. Wij zullen in dat geval zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand op uw verzoek reageren. Als uw verzoek buitenproportioneel of zeer specifiek is, dan kan de termijn worden verlengd met 2 maanden.

Uw rechten tot intrekken, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons en u heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Beveiligen

Wij nemen adequate en passende maatregelen om bijvoorbeeld misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw gegevens tegen te gaan, op een rij:

Er worden geen fysieke kopieën gemaakt van uw persoonsgegevens.
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
Het platform maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat.
Het platform wordt regelmatig geüpdate om hackpogingen te voorkomen.
Ook betekent het slotje dat uw verbinding met het platform privé is
Het platform beveiliging wordt regelmatig bijgewerkt en er is een anti-virussysteem op inkomende en uitgaande e-mails.
Wij gebruiken enkel bekende beveiligde Wifi-netwerken, tenzij dit om gewichtige redenen niet kan.
Het aantal apparaten dat toegang heeft tot uw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.
De gebruikte systemen zijn allemaal beveiligd met een vingerafdruk.

Geen goede beveiliging of misbruik van uw gegevens?

Als u de indruk hebt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of als u meer informatie wenst over de beveiliging van de persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via de mail.

Uw recht tot indienen klacht

Wij willen u er tot slot op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, als u van mening bent dat wij niet voldoen aan de privacyregelgeving als bedoeld in de AVG. De nationale toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens. Een klacht indienen kunt u hier.

Cookies

Tendernext maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de werking van ons platform te verbeteren en om statistische gegevens te verzamelen. Raadpleeg ons cookiebeleid voor meer informatie over de soorten cookies die wij gebruiken, hun doelen, en hoe u uw cookie-instellingen kunt beheren.

Wijzigingen

De teksten van onze website kunnen op ieder moment worden aangepast door voortdurende ontwikkelingen. Dit geldt ook voor onze privacy-cookieverklaring. Deze versie is van 12 september 2024 en als er wijzigingen zijn, plaatsen wij hiervan steeds de nieuwste versie op ons platform.